Come gestire un team in smart working: vademecum per il successo

6 Giugno 2023 in People Experience

Come rilevato dall’ultimo Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, sebbene tra il 2021 e il 2022 il numero di lavoratori da remoto in Italia siano diminuiti rispetto al periodo pandemico, per l’anno in corso è previsto un aumento degli smartworker fino a 3,63 milioni – e questo grazie al consolidamento dei modelli di smart working nelle grandi imprese e a un’ipotesi di incremento di tale modalità nel settore pubblico. 

Quando l’Osservatorio parla di “consolidamento”, fa riferimento a quelle realtà che stanno comprendendo come supportare un modello di Smart “Hybrid” Working al meglio delle sue potenzialità. Una delle sfide alle quali gli HR manager devono far fronte oggi, infatti, è aiutare i manager a ridefinire l’organizzazione del lavoro del proprio team in ottica ibrida, cercando di superare quelle che possono essere approcci superficiali o basati solo su esigenze individuali delle persone.  

Come gestire un team in smart working: le basi

La pandemia ha fatto sì che milioni di persone sperimentassero in modo massivo il lavoro remoto, ma ponendo molto l’accento sull’esperienza individuale. Ognuno ha ridefinito la propria work-life experience – a partire dal luogo in cui si trovava – e ha rivisto l’operatività quotidiana in chiave più individuale, poiché la possibilità di confrontarsi con altre persone in azienda era legata unicamente ai tool di collaborazione implementati, come Microsoft Teams. I 

l rischio era (ed è), però, che tale spinta verso la percezione individuale dell’esperienza lavorativa potesse alla lunga penalizzare le performance del team e dell’organizzazione nel suo complesso. 

Oggi, il rischio è che lo smart working continui a essere la somma di tante decisioni individuali, che massimizzano solo il risultato della singola persona in termini di efficienza lavorativa. Tuttavia, tale “somma” potrebbe anche non condurre a un miglioramento di prestazioni e produttività a livello di team ma a una perdita, sia in momenti di socialità che favoriscono la collaborazione, che in quella spinta all’innovazione che nasce da un confronto più informale, non progettato. 

Per questo, la Direzione HR deve impegnarsi per far funzionare davvero lo smart working coinvolgendo i manager dei diversi team a essere promotori di un ripensamento dell’esperienza di lavoro di squadra in un’ottica ibrida senza far prevalere la singola individualità.  

Come gestire un team in modalità ibrida: 5 consigli da mettere in pratica subito

In questa prospettiva, i manager devono quindi ridefinire quelli che sono i punti di riferimento del lavoro in modalità ibrida del team. Si tratta di un’attività che richiede molta attenzione, perché è importante che la definizione di queste indicazioni non avvenga in modalità top-down obbligando i dipendenti, per esempio, a un giorno di lavoro in presenza preimpostato.  

Dunque, è essenziale coinvolgere il team attivamente per disegnare un’esperienza lavorativa migliore e ottenere, in questo modo, una valutazione delle performance che tenga conto del mutuato contesto organizzativo. Per rendere efficace lo smart working e predisporre una strategia di lavoro di team che funzioni, ecco 5 tips & tricks da tenere in considerazione.  

1. Identifica quali attività svolgere in remoto e in sede

Quando si parla di come gestire un team in modalità ibrida, il primo passo da compiere riguarda l’organizzazione delle attività. Questo significa individuare quali sono le attività che sarebbe preferibile fare in presenza e quali da remoto, evitando che si venga in ufficio a causa di policy troppo restrittive per portare a termine un compito per cui magari si richiede solo una rapida call.  

Si rivela ideale darsi dei riferimenti rispetto alla tipologia di attività che si svolgono e capire quali è meglio fare da remoto (per esempio attività di reportistica, analisi, data entry, revisione di bozze) e quali in presenza (come kickoff di nuovi progetti, attività che richiedono la collaborazione prolungata o l’onboarding di nuovi colleghi). Questo serve a fornire delle linee guida per organizzare il lavoro da remoto non solo sulla base di esigenze personali, ma anche sulla base delle mansioni effettivamente svolte. 

2. Progetta momenti di coordinamento e condivisione intra-team

Considerando quanto potrebbe essere complesso rivivere quella parte di confronti informali garantiti dalla presenza costante, si rende necessario progettare per bene quali sono i momenti di coordinamento e condivisione all’interno del team, per esempio definendo una volta a settimana una riunione di allenamento, in presenza o da remoto, e riservando al venerdì gli allineamenti one-to-one con il responsabile.  

3. Fai leva sulla flessibilità con processi più smart

Gestire un team in modalità ibrida richiede la definizione di nuovi comportamenti e pratiche da rispettare per contribuire a mantenere l’efficacia e l’efficienza del lavoro di gruppo. Ad esempio, è necessario darsi delle regole per gestire efficacemente le riunioni da remoto e ibride, così come definire le modalità corrette per l’utilizzo dei diversi canali di comunicazione – dalla mail alle chat. 

4. Non dimenticare i riti sociali di gruppo

Per i team ibridi o in smart working è basilare riprogettare i riti di socialità condivisa per mantenere la propria coesione interna e favorire l’engagement. L’aperitivo una volta al mese, due volte all’anno l’outdoor tutti insieme, il pranzo insieme nella giornata di compresenza, così come il caffè online la mattina sono solo alcuni esempi di azioni che possono essere messe in campo per recuperare la dimensione sociale del lavoro. 

5. Misura gli obiettivi di team in modo coerente

Per far sì che le persone abbiano l’autonomia e la capacità di pianificare il proprio lavoro anche in funzione della flessibilità, è importante per un manager dare priorità alla definizione di obiettivi chiari. Un buon consiglio è individuare delle metriche di riferimento sui quali confrontarsi periodicamente per comprendere se si sta lavorando nel modo corretto oppure no: i KPI dello smart working si rivelano per questo efficaci.  

Inoltre, abilitare feedback continui e cadenzati nel tempo – al di là delle review annuali – è una mossa strategica per verificare i principali ostacoli che impediscono il potenziamento delle performance di team e comprendere così come superarli aumentando non solo la qualità del lavoro, ma anche il livello di coinvolgimento e di motivazione al lavoro dell’equipe. 

Come gestire un team ibrido con l’Hybrid Team Canvas

Partners4Innovation, la società del Gruppo Digital360 che si occupa di Advisory e Coaching per la Digital Transformation, ha sviluppato uno strumento mirato per la gestione del team in smart working, l’Hybrid Team Canvas. Ispirato al linguaggio visuale del Business Model Canvas, si tratta di una scheda che riassume con un’unica vista tutte le decisioni organizzative che un team deve prendere in funzione dello smart working. 

Hybrid Team Canvas si presenta diviso in aree, all’interno delle quali vengono definite buone prassi, regole e modalità per una gestione collettiva e ottimale dello smart working che tenga conto delle esigenze del singolo e del gruppo. Oltre all’individuazione delle attività da svolgere in sede o da remoto (anche in ottica cross-team), si annoverano delle sezioni dedicate a:  

• Team Alignment, in cui inserire le modalità di coordinamento e condivisione del team, in presenza e da remoto. 
• Smart Practices, in cui descrivere le prassi concordate per mantenere alta efficienza ed efficacia delle performance di squadra. 
• Social Rituals, in cui riportare le iniziative di condivisione e socializzazione adottate nel team.  
• KPI, ovvero le metriche da analizzare per un quadro chiaro delle performance di team.  

In conclusione, si può affermare che lo smart working deve essere un atto collettivo di progettazione del lavoro, per non incorrere nel rischio di massimizzare l’esperienza lavorativa del singolo a discapito di quella di team. I manager in questo contesto devono avere un atteggiamento proattivo per ridefinire l’organizzazione del lavoro e possono avvalersi del supporto di strumenti di co-design come l’Hybrid Team Canvas di Partners4Innovation per coinvolgere la propria squadra nella progettazione di un’esperienza di lavoro ibrido potenziata.